فهرست مطالب

مقدمه

دفترچه راهنمای نرم افزار حضور و غیاب فرانوین، به منظور تسهیل استفاده کاربران از امکانات اصلی نرم افزار طراحی شده است. این راهنما شامل مراحل تعریف کاربران، پرسنل، دستگاه، شیفت ها، مرخصی ها و صدور گزارشات و فیش حقوقی است و به کاربران کمک می کند به راحتی نرم افزار را راه اندازی و مدیریت نمایند. 

کاربران جدید با مطالعه این دفترچه می توانند تمامی امکاناات پایه و پر کاربرد نرم افزار را به صورت گام به گام یاد بگیرند و  از قابلیت گزارش گیری، مدیریت حضور و غیاب و حقوق و دستمزد بهره برداری کنند. 

برای اطلاعات بیشتر کاربران می توانند به وب سایت رسمی شرکت فرانوین به آدرس FaraNovinIT.ir  مراجعه کنند. 

مرحله اول: تعاریف

در این بخش، نحوه تعریف و مدیریت کاربران (اپراتورهای نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین) توضیح داده می‌شود. کاربران نرم‌افزار با پرسنل شرکت متفاوت هستند و معمولاً شامل مدیران یا اپراتورهای سیستم می‌شوند. همچنین با روش تعیین سطح دسترسی، تغییر رمز عبور و حذف کاربران آشنا خواهید شد.

کاربران جدید با مطالعه این دفترچه می توانند تمامی امکاناات پایه و پر کاربرد نرم افزار را به صورت گام به گام یاد بگیرند و  از قابلیت گزارش گیری، مدیریت حضور و غیاب و حقوق و دستمزد بهره برداری کنند. 

1-1کاربران

در این بخش، نحوه تعریف و مدیریت کاربران (اپراتورهای نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین) توضیح داده می‌شود. کاربران نرم‌افزار با پرسنل شرکت متفاوت هستند و معمولاً شامل مدیران یا اپراتورهای سیستم می‌شوند. همچنین با روش تعیین سطح دسترسی، تغییر رمز عبور و حذف کاربران آشنا خواهید شد.

کاربران جدید با مطالعه این دفترچه می توانند تمامی امکاناات پایه و پر کاربرد نرم افزار را به صورت گام به گام یاد بگیرند و  از قابلیت گزارش گیری، مدیریت حضور و غیاب و حقوق و دستمزد بهره برداری کنند. 

1-1-1 تعریف کاربر

در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین، کاربر «مدیر» به‌صورت پیش‌فرض در سیستم تعریف شده است. برای تعریف کاربران جدید، مراحل زیر را انجام دهید.

برای تعریف کاربران نرم‌افزار، مراحل زیر را انجام دهید:

  • از منوی “تعاریف“، روی آیکون “کاربران“ کلیک نمایید.

در پنجره بازشده، به‌صورت پیش‌فرض کاربر مدیر در سیستم تعریف شده است.

جهت اضافه کردن کاربر جدید:

  • از نوار سمت چپ صفحه، روی دکمه “اضافه“ کلیک نمایید.

در فرم بازشده، اطلاعات زیر را وارد کنید:

  • نام کاربری
  • رمز عبور
  • تکرار رمز عبور
  • شرح (اختیاری)

پس از تکمیل اطلاعات، روی دکمه “ثبت“ کلیک نمایید.

نکات مهم پس از تعریف کاربر

پس از تعریف کاربر و تعیین رمز عبور، برای فعال شدن امکان استفاده از کاربر جدید، لازم است دو تنظیم مهم انجام شود:

تنظیم اول: تعیین رمز عبور برای کاربر مدیر

ابتدا از لیست کاربران، روی کاربر «مدیر» کلیک کرده و آن را انتخاب نمایید.

 سپس از نوار سمت چپ صفحه، روی دکمه «ویرایش» کلیک کنید.

 در پنجره بازشده، رمز عبور موردنظر را برای کاربر مدیر تعریف کرده و ثبت نمایید.

تنظیم دوم: فعال‌سازی پنجره دریافت رمز عبور

از سربرگ «امکانات»، روی آیکون «تنظیم نرم‌افزار» کلیک نمایید.

در سربرگ «تنظیمات متفرقه»، گزینه «نمایش پنجره دریافت رمز هنگام باز کردن برنامه» را فعال کنید.
 در نهایت روی دکمه «ثبت» کلیک نمایید.

2-1-1 تعیین سطح دسترسی کاربر

برای تعیین سطح دسترسی هر یک از کاربران، مراحل زیر را دنبال کنید:

  • از لیست کاربران، روی سطر مربوط به کاربر موردنظر کلیک کرده و آن را انتخاب نمایید.
  • سپس از نوار سمت چپ صفحه، روی دکمه “سطح دسترسی“ کلیک کنید.

در پنجره بازشده:

به‌صورت پیش‌فرض، تمام دسترسی‌ها برای کاربر فعال هستند.

در صورتی که مایل به محدود کردن دسترسی خاصی هستید، تیک مربوط به آن دسترسی را غیرفعال نمایید.

پس از اعمال تغییرات، روی دکمه “ثبت” کلیک کنید.

3-1-1 تغییر رمز عبور کاربر

جهت تغییر رمز عبور یک کاربر و تعیین رمز جدید، مراحل زیر را انجام دهید:

  • ابتدا روی کاربر موردنظر کلیک کرده و آن را انتخاب نمایید.
  • سپس از نوار سمت چپ صفحه، روی دکمه “ویرایش“ کلیک کنید.

در فرم بازشده:

  • رمز عبور جدید را وارد نمایید.
  • سپس روی دکمه “ثبت“ کلیک کنید.
4-1-1 حذف کاربر

برای حذف یک کاربر از نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین، مراحل زیر را انجام دهید:

  • ابتدا از لیست کاربران، روی نام کاربر موردنظر کلیک کرده و آن را انتخاب نمایید.
  • سپس از نوار سمت چپ نرم‌افزار، روی دکمه “حذف“ کلیک کنید.
  • پس از نمایش پیام تأیید سیستم و تأیید آن، کاربر به‌طور کامل از نرم‌افزار حذف خواهد شد.

2-1 دستگاه

در این بخش، تنظیمات مربوط به دریافت اطلاعات تردد از دستگاه حضور و غیاب در نرم‌افزار فرانوین شرح داده می‌شود. شما با نحوه دریافت اطلاعات تردد به‌صورت آفلاین (از طریق USB) و آنلاین (از طریق شبکه یا وای‌فای) آشنا خواهید شد.

2-1-1 نحوه دریافت اطلاعات تردد به صورت آفلاین

در این بخش، نحوه انتقال آفلاین اطلاعات تردد از دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار فرانوین از طریق فلش مموری توضیح داده می‌شود.

جهت دریافت فایل تردد از دستگاه، به راهنمای نحوه دریافت فایل تردد از دستگاه‌های حضور و غیاب مراجعه نمایید.
پس از دریافت فایل تردد از دستگاه، آن را روی فلش مموری ذخیره کرده و سپس فایل را به یکی از درایوهای کامپیوتر منتقل کنید.

توجه:
فایل تردد نباید مستقیماً از روی فلش مموری یا دسکتاپ دریافت شود و حتماً باید ابتدا در یکی از درایوهای کامپیوتر کپی شده باشد.

مرحله اول : دریافت اطلاعات تردد در نرم افزار

برای انتقال اطلاعات تردد به نرم‌افزار، مراحل زیر را انجام دهید:
• از منوی «امکانات»، روی گزینه «دریافت اطلاعات تردد» کلیک کنید.

در پنجره بازشده، روی آیکون سه‌نقطه کلیک نمایید.

در پنجره انتخاب فایل:
• به محل ذخیره فایل تردد مراجعه کنید.
• فایل تردد را انتخاب کرده و روی دکمه Open کلیک نمایید.

مرحله دوم: دریافت و ثبت تردد ها

پس از انتخاب فایل، روی دکمه «دریافت» کلیک نمایید.

در مرحله بعد، پنجره انتخاب دستگاه نمایش داده می‌شود:
• در صورتی که تنها یک دستگاه در نرم‌افزار تعریف شده باشد، روی دکمه «ذخیره» کلیک کنید.
• اگر چند دستگاه تعریف شده است، دستگاه موردنظر را از لیست کشویی انتخاب کرده و سپس روی دکمه «ذخیره» کلیک نمایید.

پس از دریافت اطلاعات، لیست ترددهای ثبت‌شده نمایش داده می‌شود.
در این مرحله، روی دکمه «بسیار خوب» کلیک کنید.

در نهایت، پنجره مربوطه را با کلیک روی دکمه ضربدر ببندید.
اکنون اطلاعات تردد پرسنل با موفقیت به نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین منتقل شده است.

2-1-2 نحوه دریافت اطلاعات تردد به صورت آنلاین

در این بخش، نحوه دریافت اطلاعات تردد دستگاه حضور و غیاب از طریق شبکه (وای‌فای یا کابل شبکه) و انتقال آنلاین اطلاعات به نرم‌افزار فرانوین توضیح داده می‌شود.

جهت اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر و انتقال اطلاعات از طریق وای‌فای یا کابل شبکه، به راهنمای اتصال مراجعه نمایید:
• لینک راهنمای اتصال … (کلیک کنید)
• لینک راهنمای اتصال … (کلیک کنید)
• لینک راهنمای اتصال … (کلیک کنید)

 

نکته مهم:
تنظیمات اتصال دستگاه از طریق وای‌فای یا کابل شبکه تنها یک‌بار انجام می‌شود. پس از انجام تنظیمات، انتقال اطلاعات تردد از دستگاه به کامپیوتر به‌صورت خودکار و هر 10 دقیقه یک‌بار انجام خواهد شد.

در صورتی که به هر دلیلی نیاز داشتید اطلاعات تردد را به‌صورت دستی از دستگاه به نرم‌افزار منتقل کنید، مراحل زیر را انجام دهید:
• از منوی «تعاریف»، روی آیکون «دستگاه» کلیک کنید

• از لیست دستگاه‌ها، دستگاه موردنظر را انتخاب کرده و روی دکمه «ویرایش» کلیک نمایید.
• در پنجره بازشده، ابتدا روی دکمه «ارتباط» کلیک کنید.
• پس از نمایش پیام «ارتباط با موفقیت برقرار شد»، روی دکمه «دریافت اطلاعات» کلیک کرده و تا پایان فرآیند دریافت اطلاعات صبر نمایید.

3-1 شرکت

در این بخش، نحوه تعریف و مدیریت شرکت‌ها در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین توضیح داده می‌شود. تعریف شرکت، یکی از مراحل اولیه و ضروری استفاده از نرم‌افزار است و در صورت ثبت اطلاعات تردد چند شرکت، لازم است مشخصات هر شرکت به‌صورت مجزا در سیستم تعریف شود.

تعریف شرکت، از مراحل اولیه و اصلی استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین است. در این بخش، لازم است حداقل یک شرکت در نرم‌افزار تعریف نمایید.
چنانچه اطلاعات تردد مربوط به چند شرکت را در نرم‌افزار ثبت می‌کنید، باید نام و مشخصات تمامی شرکت‌ها را در این بخش تعریف نمایید.

3-1-1 تعریف شرکت

برای تعریف شرکت، مراحل زیر را انجام دهید:

  • از سربرگ “تعاریف“، آیکون “شرکت“ را انتخاب نمایید.

در این بخش، می‌توانید با استفاده از دکمه‌های موجود در نوار سمت چپ صفحه، عملیات زیر را انجام دهید:

  • ایجاد شرکت جدید
  • ویرایش اطلاعات شرکت
  • حذف شرکت

در ادامه، می‌توانید چندین شرکت را به همین شیوه در نرم‌افزار تعریف نمایید.

 

توجه:
در صورتی که قصد دارید اطلاعات تردد بیش از یک شرکت را در نرم‌افزار وارد نمایید، به‌منظور جلوگیری از تداخل در اطلاعات تردد شرکت‌ها، حتماً پیش از انجام این کار با پشتیبانی شرکت فرانوین تماس بگیرید.

4-1 تقویم

در این بخش، نحوه مشاهده و به‌روزرسانی تقویم در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین توضیح داده می‌شود. همچنین با روش ثبت و ویرایش تعطیلات درون‌سازمانی در تقویم آشنا خواهید شد.

در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین، به‌صورت پیش‌فرض تقویم سال جاری فعال است. در صورتی که از سال قبل از نرم‌افزار استفاده کرده‌اید و وارد سال جدید شده‌اید، لازم است تقویم را به‌روزرسانی نمایید تا امکان ثبت ترددهای سال جدید فراهم شود.

4-1-1 نحوه به‌روز‌رسانی تقویم

جهت نمایش تقویم، مراحل زیر را انجام دهید:

  • از منوی “تعاریف“، روی آیکون “تقویم“ کلیک نمایید.

در صورتی که از سال قبل از نرم‌افزار استفاده می‌کرده‌اید و اکنون وارد سال جدید شده‌اید و قصد ثبت ترددهای سال جدید را دارید:

  • ابتدا تاریخ شروع و تاریخ پایان سال جدید را وارد کنید
  • سپس از نوار سمت چپ صفحه، روی دکمه “به‌روزرسانی تقویم“ کلیک نمایید.
4-1-2 نحوه ثبت و ویرایش تعطیلات درون‌سازمانی در تقویم

  • برای تنظیم تعطیل یا غیرتعطیل بودن یک روز یا چند روز خاص در تقویم، مراحل زیر را دنبال کنید:

    • روی روز موردنظر در تقویم کلیک نمایید.
    • سپس از نوار سمت چپ صفحه، روی دکمه “ویرایش“ کلیک کنید.

  • در پنجره بازشده:

    • می‌توانید گزینه “تعطیل“ را فعال یا غیرفعال نمایید.
    • در صورت نیاز، توضیحات موردنظر را در بخش “مناسبت“ وارد کنید.
    • در پایان، روی دکمه “ذخیره“ کلیک نمایید.

  • نکته مهم:
    پس از اعمال تعطیلات درون‌سازمانی، از کلیک کردن روی دکمه “به‌روزرسانی تقویم“ خودداری نمایید؛ زیرا در این حالت، تقویم پیش‌فرض سال جاری جایگزین تغییرات درون‌سازمانی اعمال‌شده خواهد شد.

5-1 شیفت

  • نکته مهم:

    در این آموزش با مفهوم شیفت و زیرشیفت آشنا می‌شوید و انواع شیفت‌های قابل تعریف در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین، شامل شیفت عادی، شناور، چرخشی، انتقال به روز بعد و شیفت‌های برنامه‌ریزی‌شده به‌صورت کامل توضیح داده می‌شود.

    تعریف شیفت یکی از مراحل اصلی و بسیار مهم در استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب است.
    در واقع، ساعات ورود، خروج، اضافه‌کار، کسرکار و سایر محاسبات کارکرد پرسنل بر اساس شیفت‌های تعریف‌شده در شرکت، توسط نرم‌افزار سنجیده می‌شود.

5-1-1مفهوم شیفت و زیر شیفت

  • در این قسمت، مفهوم شیفت کاری و زیرشیفت توضیح داده می‌شود و با مثال‌های ساده، تفاوت شیفت یکپارچه و منقطع تشریح می‌گردد.

    شیفت کاری به بازه زمانی گفته می‌شود که کارمند در یک روز کاری موظف به حضور و انجام کار است.
    هر شیفت کاری می‌تواند شامل یک یا چند زیرشیفت باشد.

    مثال ۱ – شیفت اداری ساده

    • ساعت شروع کار: ۰۸:۰۰
    • ساعت پایان کار: ۱۶:۰۰
    • نام شیفت: شیفت اداری ساده
    • زیرشیفت: ۱۶:۰۰–۰۸:۰۰ (دارای یک زیرشیفت)

مثال ۲ – شیفت اداری منقطع

  • نوبت اول: ۰۹:۰۰ تا ۱۳:۰۰
  • نوبت دوم: ۱۶:۰۰ تا ۲۰:۰۰
  • نام شیفت: شیفت اداری منقطع
  • زیرشیفت اول: ۱۳:۰۰–۰۸:۰۰
  • زیرشیفت دوم: ۲۰:۰۰–۱۷:۰۰

توضیح:
در این مثال، یک شیفت کاری تعریف شده است که شامل دو زیرشیفت مجزا می‌باشد.

5-1-2 تعریف شیفت عادی
  • در این قسمت، شیفت عادی و انواع آن (یکپارچه و منقطع) معرفی شده و کاربرد هرکدام توضیح داده می‌شود.

    شیفت عادی، متداول‌ترین نوع شیفت کاری است که در آن ساعات ورود و خروج کارکنان مشخص و ثابت می‌باشد.
    در این نوع شیفت، کارمند موظف است در ساعات تعیین‌شده در محل کار حضور داشته باشد و هرگونه تأخیر یا تعجیل بر اساس همین ساعات محاسبه می‌شود.

    شیفت عادی به دو شکل قابل تعریف است:

شیفت عادی یکپارچه

در این حالت، کارمند به‌صورت پیوسته در یک بازه زمانی مشخص کار می‌کند.
مثال:
ساعت کاری از ۰۸:۰۰ تا ۱۶:۰۰

شیفت عادی منقطع

در این نوع شیفت، ساعات کاری به دو بازه زمانی جداگانه تقسیم می‌شود و معمولاً شامل یک وقفه در میانه روز است.
مثال:

  • نوبت صبح: ۰۸:۰۰ تا ۱۳:۰۰
  • نوبت عصر: ۱۷:۰۰ تا ۲۰:۰۰

شیفت عادی برای سازمان‌هایی مناسب است که ساعات کاری مشخص و ثابتی دارند و نیازمند کنترل دقیق زمان ورود و خروج پرسنل هستند.

5-1-3 نحوه تعریف شیفت عادی یکپارچه با یک زیرشیفت

  • در این آموزش، مراحل تعریف یک شیفت عادی یکپارچه با یک زیرشیفت، به‌صورت گام‌به‌گام در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین توضیح داده می‌شود.

    فرض می‌کنیم ساعت کاری از ۰۸:۳۰ صبح تا ۱۶:۳۰ عصر است (دارای یک زیرشیفت).

    مرحله اول: ورود به بخش تعریف شیفت

    از سربرگ «تعاریف»، روی گزینه «شیفت» کلیک کنید.

  • مرحله دوم: ثبت اطلاعات اولیه شیفت

    • در قسمت «نام شیفت»، عنوان شیفت موردنظر را وارد کنید (مثلاً: شیفت واحد اداری)
    • از کادر «نوع شیفت»، گزینه «شیفت عادی» را انتخاب نمایید
    • روی دکمه «بعدی» کلیک کنید

  • شیفت عادی مرحله سوم: انجام تنظیمات 

    در پنجره بازشده، سه بخش اصلی برای تنظیم شیفت وجود دارد.

  • بخش اول: تعیین تاریخ شروع و پایان شیفت

    در این بخش، بازه زمانی اعتبار شیفت مشخص می‌شود.
    این بازه می‌تواند سه‌ماهه، شش‌ماهه، یک‌ساله یا هر بازه دلخواه دیگر باشد.

    بخش دوم: تعریف نوع تردد (ساعات ورود و خروج)

    برای تعریف ساعات کاری:

    1. روی آیکون سه‌نقطه کنار کادر تردد کلیک کنید
    2. در پنجره بازشده، روی دکمه «اضافه» کلیک نمایید
    • تأخیر در ورود

    در این بخش می‌توان مدت زمانی را مشخص کرد که پرسنل مجاز به ورود دیرتر از ساعت شروع شیفت هستند.

    مثال:
    در صورتی که مدت تأخیر در ورود 10 دقیقه در نظر گرفته شود، بازه مجاز ورود از ساعت 8:00 تا 8:10 محاسبه خواهد شد.
    در این حالت، اگر پرسنل در این بازه زمانی تردد ورود خود را ثبت کنند، مشمول جریمه یا کسر کار نخواهند شد.

    • تعجیل در ورود

    در این بخش می‌توان مدت زمانی را مشخص کرد که پرسنل مجاز به ورود زودتر از ساعت شروع شیفت هستند.

    مثال:
    اگر مدت تعجیل در ورود 15 دقیقه تعریف شود، بازه مجاز ورود از ساعت 7:45 تا 8:00 خواهد بود.
    در این بازه، تردد ورود پرسنل ثبت می‌شود، اما به‌عنوان اضافه‌کار محاسبه نخواهد شد.

    • تعجیل در خروج

    در این بخش می‌توان مدت زمانی را مشخص کرد که پرسنل مجاز به خروج زودتر از ساعت پایان شیفت هستند.

    مثال:
    در صورتی که مدت تعجیل در خروج 10 دقیقه تنظیم شود، بازه مجاز خروج از ساعت 16:50 تا 17:00 در نظر گرفته می‌شود.
    اگر پرسنل در این بازه خروج خود را ثبت کنند، مشمول کسر کار یا جریمه نخواهند شد.

    • تأخیر در خروج

    در این بخش می‌توان مدت زمانی را تعیین کرد که پرسنل مجاز به خروج دیرتر از ساعت پایان شیفت هستند.

    مثال:
    اگر مدت تأخیر در خروج 20 دقیقه تعریف شود، بازه مجاز خروج از ساعت 17:00 تا 17:20 خواهد بود.
    در این حالت، خروج پرسنل در این بازه ثبت می‌شود، اما به‌عنوان اضافه‌کار محاسبه نمی‌گردد.

    • سقف اضافه کاری: در این قسمت می توانید ساعتی که پرسنل بعد از شیفت کاری مجاز به اضافه کاری هستند رو وارد کنیم.

    پس از تکمیل اطلاعات، روی دکمه «ثبت» کلیک کنید.

    • سپس روی تردد ایجادشده کلیک کرده و آن را به شیفت متصل نمایید.

    • بخش سوم: تعیین روزهای کاری هفته

      • روزهای کاری را انتخاب کنید
      • روزهای غیرکاری را بدون انتخاب باقی بگذارید

      وضعیت روز جمعه می‌تواند یکی از حالت‌های زیر باشد:

      1. حضور اختیاری با محاسبه کارکرد
      2. حضور اختیاری بدون محاسبه کارکرد
      3. حضور الزامی (عدم حضور = غیبت)

      پس از اتمام تنظیمات، روی دکمه «ثبت» کلیک کنید

    • در پایان، خلاصه شیفت نمایش داده شده و با کلیک روی «ثبت»، شیفت در سیستم ایجاد می‌شود.

5-1-4 نحوه تعریف شیفت عادی منقطع با دو زیرشیفت

    • در این آموزش، نحوه تعریف یک شیفت عادی منقطع شامل دو زیرشیفت (نوبت صبح و نوبت عصر) در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین به‌صورت مرحله‌به‌مرحله توضیح داده می‌شود.

      در این مثال، ساعات کاری به‌صورت زیر در نظر گرفته شده است:

      • نوبت صبح: ۰۸:۰۰ تا ۱۳:۰۰
      • نوبت عصر: ۱۷:۰۰ تا ۲۰:۰۰

مرحله اول: ورود به بخش تعریف شیفت

ابتدا از سربرگ «تعاریف»، روی گزینه «شیفت» کلیک کنید.

    • مرحله دوم: ثبت اطلاعات اولیه شیفت

      در این مرحله، اطلاعات پایه شیفت را وارد نمایید:

      • در قسمت «نام شیفت»، عنوان شیفت موردنظر را وارد کنید (برای مثال: شیفت اداری منقطع)
      • از کادر «نوع شیفت»، گزینه «شیفت عادی» را انتخاب نمایید
      • در پایان روی دکمه «بعدی» کلیک کنید

    • مرحله سوم: انجام تنظیمات شیفت عادی

      در پنجره بازشده، سه بخش اصلی برای تنظیم شیفت عادی وجود دارد:

بخش اول :تعیین تاریخ شروع و پایان شیفت

در این بخش، بازه زمانی اعتبار شیفت مشخص می‌شود.
بازه زمانی می‌تواند متناسب با سیاست‌های سازمان به‌صورت سه‌ماهه، شش‌ماهه، یک‌ساله یا بازه‌های دلخواه دیگر تعیین شود.

بخش دوم: تعریف نوع تردد (ساعات ورود و خروج)

در این بخش، ساعات ورود و خروج کارکنان تعریف می‌شود.

برای مثال، اگر ساعت کاری از ۲۲:۰۰ تا ۰۶:۰۰ باشد، مراحل زیر را انجام دهید:

  1. روی آیکون سه‌نقطه کنار کادر تردد کلیک کنید
  2. در پنجره بازشده، روی دکمه «اضافه» کلیک نمایید

در فرم نمایش‌داده‌شده:

  • ساعت شروع و پایان شیفت را وارد نمایید
  • در قسمت «شرح»، نام زیرشیفت را ثبت کنید

سپس می‌توانید تنظیمات زیر را انجام دهید:

  • تأخیر در ورود

در این بخش می‌توان مدت زمانی را مشخص کرد که پرسنل مجاز به ورود دیرتر از ساعت شروع شیفت هستند.

مثال:
در صورتی که مدت تأخیر در ورود 10 دقیقه در نظر گرفته شود، بازه مجاز ورود از ساعت 8:00 تا 8:10 محاسبه خواهد شد.
در این حالت، اگر پرسنل در این بازه زمانی تردد ورود خود را ثبت کنند، مشمول جریمه یا کسر کار نخواهند شد.

  • تعجیل در ورود

در این بخش می‌توان مدت زمانی را مشخص کرد که پرسنل مجاز به ورود زودتر از ساعت شروع شیفت هستند.

مثال:
اگر مدت تعجیل در ورود 15 دقیقه تعریف شود، بازه مجاز ورود از ساعت 7:45 تا 8:00 خواهد بود.
در این بازه، تردد ورود پرسنل ثبت می‌شود، اما به‌عنوان اضافه‌کار محاسبه نخواهد شد.

  • تعجیل در خروج

در این بخش می‌توان مدت زمانی را مشخص کرد که پرسنل مجاز به خروج زودتر از ساعت پایان شیفت هستند.

مثال:
در صورتی که مدت تعجیل در خروج 10 دقیقه تنظیم شود، بازه مجاز خروج از ساعت 16:50 تا 17:00 در نظر گرفته می‌شود.
اگر پرسنل در این بازه خروج خود را ثبت کنند، مشمول کسر کار یا جریمه نخواهند شد.

  • تأخیر در خروج

در این بخش می‌توان مدت زمانی را تعیین کرد که پرسنل مجاز به خروج دیرتر از ساعت پایان شیفت هستند.

مثال:
اگر مدت تأخیر در خروج 20 دقیقه تعریف شود، بازه مجاز خروج از ساعت 17:00 تا 17:20 خواهد بود.
در این حالت، خروج پرسنل در این بازه ثبت می‌شود، اما به‌عنوان اضافه‌کار محاسبه نمی‌گردد.

  • سقف اضافه کاری: در این قسمت می توانید ساعتی که پرسنل بعد از شیفت کاری مجاز به اضافه کاری هستند رو وارد کنیم.

پس از تکمیل اطلاعات، روی دکمه «ثبت» کلیک کنید.

در این مثال، تنظیمات شیفت شب هتل به‌صورت زیر انجام می‌شود:

مطابق تصویر فوق، پس از تعیین ساعات ورود و خروج، باید گزینه‌های زیر فعال شوند:

در این قسمت، لازم است ساعتی مشخص شود که نرم‌افزار تشخیص دهد پس از آن ساعت، شیفت کاری روز قبل بسته شود.
معمولاً این زمان ۲ یا ۴ ساعت پس از ساعت خروج شیفت در نظر گرفته می‌شود.

پس از ثبت تنظیمات، تردد موردنظر ایجاد می‌شود:

اکنون روی تردد ایجادشده کلیک کرده و آن را به شیفت متصل نمایید.

بخش سوم: تعیین روزهای کاری هفته

در این مرحله، روزهای کاری شیفت مشخص می‌شود:

  • روزهای کاری را انتخاب نمایید
  • روزهای غیرکاری را بدون انتخاب باقی بگذارید

وضعیت روز جمعه می‌تواند یکی از حالت‌های زیر باشد:

  1. حضور اختیاری با محاسبه کارکرد
  2. حضور اختیاری بدون محاسبه کارکرد
  3. حضور الزامی و ثبت غیبت در صورت عدم حضور

پس از انجام تنظیمات، روی دکمه «ثبت» کلیک کنید.

در این مرحله می‌توانید خلاصه شرایط شیفت ایجادشده را مشاهده کرده و در نهایت با کلیک روی دکمه «ثبت»، شیفت را در سیستم ایجاد نمایید.

5-1-5 نحوه تعریف شیفت شناور

در این آموزش، مفهوم شیفت شناور و نحوه تعریف آن در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین به‌صورت مرحله‌به‌مرحله توضیح داده می‌شود.

در شیفت شناور، تمرکز اصلی بر میزان ساعت کارکرد پرسنل است و نه ساعت دقیق ورود و خروج.
در این نوع شیفت، معمولاً یک میزان ساعت کاری مشخص (مثلاً ۸ ساعت در روز) تعیین می‌شود و کارمند می‌تواند زمان شروع و پایان کار خود را در یک بازه زمانی مجاز انتخاب کند.

مثال:
کارمند موظف به ۸ ساعت کار روزانه است و می‌تواند:

  • بین ساعت ۷:۰۰ تا ۱۰:۰۰ وارد محل کار شود
  • زمان خروج به‌گونه‌ای باشد که مجموع ساعات حضور به ۸ ساعت برسد

شیفت شناور برای سازمان‌هایی مناسب است که به کارکنان خود انعطاف‌پذیری در ساعات کاری می‌دهند و نتیجه کار برای آن‌ها اهمیت بیشتری نسبت به حضور دقیق در ساعت مشخص دارد.

مرحله اول: ورود به بخش تعریف شیفت

از سربرگ «تعاریف»، روی گزینه «شیفت» کلیک کنید.

مرحله دوم: ثبت اطلاعات اولیه شیفت

در این مرحله، اطلاعات پایه شیفت را وارد نمایید:

  • در قسمت «نام شیفت»، عنوان شیفت موردنظر را وارد کنید (برای مثال: شیفت واحد برنامه‌نویسی)
  • از کادر «نوع شیفت»، گزینه «شیفت شناور» را انتخاب نمایید
  • در پایان روی دکمه «بعدی» کلیک کنید

مرحله سوم: انجام تنظیمات شیفت شناور

در پنجره بازشده، سه بخش اصلی برای تنظیم شیفت شناور وجود دارد:

بخش اول: تعیین تاریخ شروع و پایان شیفت

در این بخش، بازه زمانی اعتبار شیفت مشخص می‌شود.
این بازه می‌تواند مطابق سیاست‌های سازمان به‌صورت سه‌ماهه، شش‌ماهه، یک‌ساله یا بازه‌های دلخواه دیگر تعریف گردد.

بخش دوم: تعریف نوع تردد (مدت زمان کارکرد)

در این بخش، مدت زمان حضور موظفی و سقف اضافه‌کاری در شیفت شناور تعیین می‌شود.

  1. روی آیکون سه‌نقطه کنار کادر تردد کلیک کنید
  2. در پنجره بازشده، روی دکمه «اضافه» کلیک نمایید

در فرم نمایش‌داده‌شده:

  • مدت زمان حضور موظفی را وارد نمایید
  • در صورت نیاز، میزان سقف اضافه‌کاری را مشخص کنید

توضیح سقف اضافه‌کاری:
در این بخش می‌توانید حداکثر زمانی را که پرسنل مجاز به اضافه‌کاری هستند مشخص نمایید.
اضافه‌کاری ثبت‌شده بیش از این مقدار، در محاسبات لحاظ نخواهد شد.

مثال:

  • مدت زمان حضور موظفی: ۶ ساعت
  • سقف اضافه‌کاری: ۲ ساعت

پس از تکمیل اطلاعات، روی دکمه «ثبت» کلیک کنید.

اکنون روی تردد ایجادشده کلیک کرده و آن را به شیفت متصل نمایید.

بخش سوم: تعیین روزهای کاری هفته

در این مرحله:

  • روزهای کاری شیفت را انتخاب نمایید
  • روزهای غیرکاری را بدون انتخاب باقی بگذارید

وضعیت روز جمعه می‌تواند یکی از حالت‌های زیر باشد:

  1. حضور اختیاری با محاسبه کارکرد
  2. حضور اختیاری بدون محاسبه کارکرد
  3. حضور الزامی و ثبت غیبت در صورت عدم حضور

پس از انجام تنظیمات، روی دکمه «ثبت» کلیک کنید.

در این مرحله می‌توانید خلاصه شرایط شیفت ایجادشده را مشاهده کرده و در نهایت با کلیک روی دکمه «ثبت»، شیفت شناور را در سیستم ایجاد نمایید.

5-1-6 نحوه تعریف شیفت چرخشی

در این آموزش، مفهوم شیفت چرخشی و مراحل تعریف آن در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین به‌صورت کامل و گام‌به‌گام توضیح داده می‌شود.

شیفت چرخشی برای سازمان‌هایی طراحی شده است که فعالیت آن‌ها به‌صورت چندنوبته یا ۲۴ ساعته انجام می‌شود.
در این نوع شیفت، کارکنان به‌صورت دوره‌ای بین چند شیفت مختلف جابه‌جا می‌شوند.

نمونه شیفت‌ها:

  • شیفت صبح
  • شیفت عصر
  • شیفت شب

دوره چرخش می‌تواند:

  • روزانه
  • هفتگی
  • ماهانه

باشد و این چرخه بر اساس برنامه‌ریزی سازمان تعیین می‌شود.

مثال کاربردی

فرض کنید شیفت کاری یک مدرسه به‌صورت زیر تعریف شده است:

  • یک هفته شیفت صبح از ساعت ۰۷:۰۰ تا ۱۳:۰۰
  • یک هفته شیفت عصر از ساعت ۱۳:۰۰ تا ۱۷:۰۰

در این حالت، سه زیرشیفت تعریف می‌شود:

  1. زیرشیفت صبح (۰۷:۰۰ تا ۱۳:۰۰)
  2. زیرشیفت عصر (۱۳:۰۰ تا ۱۷:۰۰)
  3. زیرشیفت روز تعطیل

شیفت‌های چرخشی دارای یک الگوی تکرارشونده در یک بازه زمانی مشخص هستند.
در مثال فوق، الگو به‌صورت زیر خواهد بود:

  • یک هفته صبح + یک جمعه تعطیل
  • یک هفته عصر + یک جمعه تعطیل

این الگو در یک بازه ۱۴ روزه تکرار می‌شود.

در تعریف شیفت چرخشی، ابتدا باید الگوی تکرار در بازه‌ای که الگو در آن شروع و پایان می‌یابد مشخص شود؛ سپس نرم‌افزار حضور و غیاب، این الگو را به‌صورت خودکار برای کل بازه شیفت تکرار می‌کند.

نکته مهم:
حتماً تاریخ شروع شیفت چرخشی را از روز شنبه در نظر بگیرید.

5-1-7 مراحل ثبت شیفت چرخشی در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین

مرحله اول: ورود به بخش تعریف شیفت

از سربرگ «تعاریف»، روی گزینه «شیفت» کلیک کنید.

مرحله دوم: ثبت اطلاعات اولیه شیفت

در این مرحله، اطلاعات پایه شیفت را وارد نمایید:

  • در قسمت «نام شیفت»، عنوان شیفت موردنظر را وارد کنید (برای مثال: شیفت مدرسه)
  • از کادر «نوع شیفت»، گزینه «شیفت چرخشی» را انتخاب نمایید
  • در پایان روی دکمه «بعدی» کلیک کنید
5-1-8 تنظیمات شیفت چرخشی

در پنجره بازشده، چهار بخش اصلی وجود دارد:

1. بخش تاریخ

  • تاریخ شروع و پایان شیفت را مشخص کنید
  • توجه داشته باشید که تاریخ شروع حتماً باید از روز شنبه باشد

2. بخش دوره چرخش

  • مدت زمان تکمیل الگوی تکرار را تعیین نمایید
  • در مثال مدرسه، دوره چرخش برابر با ۲ هفته است (یک هفته صبح و یک هفته عصر)

3. بخش تعطیلات رسمی

  • گزینه «در نظر گرفتن تعطیلات رسمی به‌عنوان روز کاری» را فعال نمایید

4. بخش روز جمعه

  • گزینه «روز جمعه حضور الزامی است» را فعال کنید

پس از انجام تنظیمات فوق، روی دکمه «بعدی» کلیک نمایید.

5-1-9 تعریف زیرشیفت‌ها و اتصال به روزهای هفته

در پنجره جدید، متناسب با بازه زمانی الگوی تکرار، باید برای روزهای هفته زیرشیفت تعریف و به هر روز اختصاص داده شود.

در مثال مدرسه، زیرشیفت‌ها به‌صورت زیر هستند:

  • زیرشیفت صبح (۰۷:۰۰ تا ۱۳:۰۰)
  • زیرشیفت عصر (۱۳:۰۰ تا ۱۷:۰۰)
  • زیرشیفت روز تعطیل

نحوه تعریف زیرشیفت صبح

  1. در ردیف اول، روی کادر خاکستری‌رنگ کلیک کنید تا وارد بخش تعریف زیرشیفت شوید
  2. روی دکمه «اضافه» کلیک کرده و زیرشیفت صبح را تعریف نمایید
  3. در پایان روی دکمه «ثبت» کلیک کنید

نحوه تعریف زیرشیفت عصر

مراحل تعریف زیرشیفت عصر مشابه زیرشیفت صبح است.
پس از ثبت اطلاعات، روی دکمه «ثبت» کلیک نمایید.

نحوه تعریف زیرشیفت روز تعطیل

  1. در ردیف موردنظر، روی کادر خاکستری کلیک کنید
  2. روی دکمه «اضافه» کلیک نمایید
  3. در پنجره بازشده، از بالای صفحه گزینه دایره‌ای «استراحت» را انتخاب کنید
  4. یک شرح مختصر وارد کرده و روی دکمه «ثبت» کلیک نمایید

پس از انجام مراحل فوق، سه زیرشیفت ایجاد می‌شود:

5-1-10 اتصال زیرشیفت‌ها به روزهای هفته

مطابق تصویر:

  • در ردیف مربوطه روی کادر خاکستری کلیک کنید
  • از لیست زیرشیفت‌ها، زیرشیفت موردنظر را انتخاب نمایید
  • روی دکمه «ثبت» کلیک کنید

در فرم نهایی، جزئیات کامل شیفت چرخشی نمایش داده می‌شود.
با کلیک روی دکمه «ثبت»، شیفت چرخشی موردنظر در سیستم ایجاد خواهد شد.

پس از انجام مراحل فوق، سه زیرشیفت ایجاد می‌شود:

5-1-11 نحوه تعریف شیفت‌های برنامه‌ریزی‌شده

در این آموزش با مفهوم شیفت‌های برنامه‌ریزی‌شده، موارد کاربرد آن و مراحل تعریف این نوع شیفت در نرم‌افزار حضور و غیاب آشنا می‌شوید. همچنین نحوه انتخاب شیفت پایه، اعمال شیفت‌های متفاوت برای روزهای مشخص و ثبت نهایی برنامه شیفت پرسنل توضیح داده می‌شود.

شیفت‌های برنامه‌ریزی‌شده برای شرایطی استفاده می‌شوند که ساعات کاری کارکنان ثابت نبوده و از قبل برای بازه‌های زمانی مشخص (مانند هفته یا ماه) برنامه‌ریزی می‌شوند.
در این نوع شیفت، مدیر سیستم می‌تواند برای هر روز یا هر بازه زمانی، شیفت متفاوتی را تعریف و به کارکنان اختصاص دهد.
این شیوه معمولاً در سازمان‌هایی با برنامه کاری متغیر، پروژه‌ای یا فصلی کاربرد دارد.

شیفت برنامه‌ریزی‌شده می‌تواند ترکیبی از انواع زیر باشد:

  • شیفت عادی
  • شیفت شناور

 

نکته مهم

در تعریف شیفت برنامه‌ریزی‌شده، لازم است حتماً یک شیفت به‌عنوان شیفت پایه برای بازه قرارداد فرد در نظر گرفته شود.
سپس می‌توان برای روزها یا بازه‌های زمانی موردنظر، شیفت‌های دیگری را جایگزین یا اعمال کرد.

مثال

فرض کنید:

  • شیفت پایه: شیفت عادی از ساعت ۸:۰۰ تا ۱۶:۰۰
  • در برخی روزها: شیفت کاری از ساعت 8:00 الی 14:30
  • در برخی روزها: شیفت شناور 10 ساعته

در این حالت، ابتدا باید تمامی زیر شیفت‌ها (عادی، شناورو شیفت استراحت) از قبل در سیستم تعریف شده باشند.

 

نحوه تعریف زیر شیفت ها :

 

از سربرگ تعاریف روی آیکون شیفت کلیک میکنیم

در پنجره جدید روی دکمه اضافه کلیک میکنیم :

به شیفت نام مورد نظر اختصاص دهید و روی دکمه ” بعدی ” کلیک کنید

در پنجره جدید ” تاریخ شروع” و “تاریخ پایان” شیفت را مشخص کنید و در قسمت تردد روی سه نقطه کلیک کنید :

برای تعریف زیر شیفت پایه روی دکمه سه نقطه کلیک کنید :

در این صفحه ساعت شروع کار و  ساعت پایان کار را وارد کنید . در قسمت شرح ، برای شیفت شرح بنویسید و سپس روی دکمه “ثبت” کلیک کنید

زیر شیفت پایه ایجاد شد

برای تعریف زیر شیفت شناور ابتدا روی دکمه اضافه کلیک میکنیم :

در پنجره باز شده از قسمت بالا ” شیفت شناور را نتخاب میکنیم و میزان ساعت مدنظر را وارد میکنیم ( به عنوان مثال 10 ساعت ) برای شیفت شرح مینونیم  و روی دکمه ثبت کلیک میکنیم :

زیر شیفت شناور ایجاد شد . به همین تریتب به تعداد مدنظر میتوانید زیر شیفت ایجاد کنید

 

در همین صفحه روی زیر شیفت تعریف شده پایه دابل کلیک میکنیم تا این زیر شیفت انتخاب شود و در قسمت نوع تردد نمایش داده شود :

روزهای کاری مد نظر را انتخاب کنید و روزهای غیر کاری را بدون انتخاب بگذارید  و روی دکمه ثبت کلیک کنید :

در تصویر فوق خلاصه ایی از تاریخ و روزهای شیفت برنامه ریزی شده قابل مشاهده است روی دکمه صبت کلیک کنید.

در نهایت شیفت پایه ایجاد میشود

5-1-12 مراحل تعریف شیفت برنامه‌ریزی‌شده

(این بخش با مثال جامع در فیلم آموزشی توضیح داده شده است )

برای تعریف شیفت برنامه‌ریزی‌شده، مراحل زیر را به‌ترتیب انجام دهید:

  1. از منوی «تعاریف»، وارد بخش «قرارداد» شوید.
  2. در قرارداد فرد، نوع شیفت را روی «شیفت‌های برنامه‌ریزی‌شده» قرار دهید.
  3. سپس از منوی «تعاریف»، گزینه «شیفت برنامه‌ریزی‌شده» را انتخاب کنید.

تنظیم اطلاعات اولیه شیفت

در فرم بازشده:

  • بازه تاریخ موردنظر را انتخاب کنید.
  • برای انتخاب شماره قرارداد، روی آیکون سه‌نقطه کلیک کرده و فرد موردنظر را انتخاب نمایید.

انتخاب شیفت پایه

در مرحله بعد:

  • لیست تمامی شیفت‌های تعریف‌شده در سیستم نمایش داده می‌شود.
  • شیفت پایه را انتخاب کنید (در این مثال: شیفت اداری ۸ تا ۱۶).

اعمال شیفت‌ها در روزهای مختلف

در مرحله بعد، فرم جدیدی نمایش داده می‌شود که شامل روزها و ماه‌های مربوط به قرارداد است.
در این مرحله، به‌صورت پیش‌فرض، شیفت پایه انتخاب‌شده برای تمامی روزها اعمال شده است (شیفت همه روزها = شیفت پایه).

ابتدا روی دکمه «انتخاب گروهی» گروهی کلیک کنید

در این حالت پنجره زیر شیفت ها باز میشود ، زیر شیفت شناور را انتخاب کنید روی دکمه انتخاب کلیک کنید 

روزهایی که قصد دارید شیفت آن‌ها تغییر کند (مثلاً به شیفت شناور) را انتخاب نمایید.با انتخاب این روزها، علامت سبزرنگ روی آن‌ها نمایش داده می‌شود. ( روی روزهای مدنظر کلیک کنید )  و سپس روی دکمه “ثبت موقت” کلیک کنید .

ثبت نهایی

در نهایت، با کلیک روی دکمه «ثبت»، شیفت برنامه‌ریزی‌شده برای پرسنل موردنظر در سیستم ایجاد و ذخیره می‌شود.

6-1 نوع مرخصی

در این بخش، نحوه تعریف انواع مرخصی در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین توضیح داده می‌شود. در صورتی که سطح نرم‌افزار شما سطح سه یا بالاتر باشد، امکان تعریف انواع مرخصی از جمله مرخصی استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق و سایر انواع مرخصی برای شما فراهم است.

6-1-1 نحوه تعریف انواع مرخصی

برای تعریف انواع مرخصی در نرم‌افزار، مراحل زیر را انجام دهید:

  • از سربرگ “تعاریف“، روی آیکون “نوع مرخصی“ کلیک نمایید.

در فرم بازشده، امکان تعریف انواع موارد زیر وجود دارد:

  • مرخصی استحقاقی
  • مرخصی استعلاجی
  • مرخصی بدون حقوق
  • مأموریت و سایر انواع مرخصی

همچنین می‌توانید برای هر نوع مرخصی، وضعیت موارد زیر را مشخص نمایید:

  • با حقوق / بدون حقوق
  • مشمول بیمه / غیرمشمول بیمه
  • مشمول مالیات / غیرمشمول مالیات
  • اضافه‌کار
  • کسورات

مثال

به‌عنوان نمونه، در تصویر فوق نوع مرخصی استحقاقی به‌گونه‌ای تنظیم شده است که شامل حقوق، بیمه و مالیات می‌باشد.

پس از اعمال تنظیمات موردنظر، روی دکمه “ثبت“ کلیک کنید تا نوع مرخصی در سیستم ذخیره شود.

7-1 پرسنل

در این بخش، نحوه گروه‌بندی و تعریف پرسنل در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین آموزش داده می‌شود. پرسنل شامل تمامی کارکنان شرکت هستند و برای ثبت صحیح ترددها، لازم است ابتدا اطلاعات آن‌ها در دستگاه حضور و غیاب و سپس در نرم‌افزار تعریف شود.

تعریف پرسنل، یکی از مراحل اصلی و ضروری در تنظیمات نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین است.
منظور از پرسنل، تمامی کارکنان شرکت می‌باشد که تردد آن‌ها توسط دستگاه حضور و غیاب ثبت می‌شود.

توجه مهم:
پس از تعریف پرسنل در دستگاه حضور و غیاب، لازم است:

  • هنگام تعریف هر پرسنل در دستگاه، کد شخص حتماً یادداشت شود.
  • هر پرسنل حداقل یک تردد (ورود یا خروج) در دستگاه حضور و غیاب ثبت کرده باشد.
  • اطلاعات تردد پرسنل به‌صورت آنلاین یا آفلاین به نرم‌افزار حضور و غیاب منتقل شده باشد.
7-1-1 گروه بندی پرسنل

در صورتی که تمایل دارید پرسنل شرکت را در گروه‌های مختلف (مانند واحد فروش، واحد حسابداری، واحد اداری و …) دسته‌بندی نمایید، می‌توانید از قابلیت گروه‌بندی پرسنل استفاده کنید.

این مرحله اختیاری است و در صورت عدم استفاده، پرسنل به‌صورت پیش‌فرض در یک گروه کلی ثبت می‌شوند.

مراحل گروه‌بندی پرسنل

  • از منوی “تعاریف“، آیکون “پرسنل“ را انتخاب نمایید.
  • در نوار سمت راست صفحه، روی فضای خالی راست‌کلیک کرده و گزینه “افزودن گروه جدید“ را انتخاب کنید.
  • در پنجره بازشده، نام گروه موردنظر (مانند واحد فروش، واحد اداری و …) را وارد کرده و روی دکمه “ثبت“ کلیک نمایید.

  • برای ویرایش یا حذف گروه پرسنل، روی گروه تعریف‌شده راست‌کلیک کرده و تغییرات لازم را اعمال نمایید.

7-1-2 تعریف پرسنل

  • برای تعریف پرسنل در نرم‌افزار، مراحل زیر را انجام دهید:

مرحله اول: ورود به بخش پرسنل

  • از منوی “تعاریف“، آیکون “پرسنل“ را انتخاب نمایید.

  • مرحله دوم: افزودن پرسنل جدید

    • از دکمه‌های نوار سمت چپ صفحه، روی دکمه “اضافه“ کلیک کنید.

  • مرحله سوم: تکمیل اطلاعات پرسنل

    فرم ثبت پرسنل شامل دو سربرگ زیر است:

    • اطلاعات عمومی
    • اطلاعات تکمیلی

  • سربرگ اطلاعات عمومی

    • ابتدا گروه پرسنل را انتخاب نمایید.
      • در صورتی که پرسنل فاقد گروه باشد، این بخش را بدون تغییر رها کنید تا شخص در گروه “کلیه گروه‌ها“ ثبت شود.
    • اطلاعات عمومی شامل عنوان، نام، نام خانوادگی، شماره موبایل، تلفن و آدرس را تکمیل نمایید.

    مهم‌ترین بخش این مرحله، قسمت مربوط به “کد شخص در دستگاه حضور و غیاب” است.

    • در این بخش، روی دکمه “+” کلیک کنید.

  • مرحله چهارم: انتخاب کد شخص از دستگاه حضور و غیاب

    با کلیک روی دکمه “+”، پنجره‌ای باز می‌شود که در آن لیست اشخاص تعریف‌شده در دستگاه‌های حضور و غیاب نمایش داده می‌شود.

    در صورتی که بیش از یک دستگاه حضور و غیاب در نرم‌افزار تعریف شده باشد:

    • حتماً ستون نام دستگاه را بررسی نمایید.
    • از ستون چهارم با عنوان “کد سخت‌افزار“، روی کد مربوط به پرسنل موردنظر دوبار کلیک کنید.

    (به‌عنوان مثال، اگر کد پرسنل در دستگاه عدد 5 باشد، روی همان عدد دابل‌کلیک نمایید.)

  • پس از انتخاب، مشاهده می‌کنید که نام دستگاه و کد سخت‌افزار شخص به فرم پرسنل اضافه شده است.

  • نکته بسیار مهم

    عدد کد سخت‌افزار (که در تصویر با فلش قرمز مشخص شده است) باید عیناً در فیلدهای زیر وارد شود:

    • کد معین
    • کد تفصیلی

  • سربرگ اطلاعات تکمیلی

    در این سربرگ، اطلاعات تکمیلی پرسنل را مطابق نیاز سازمان تکمیل نمایید.

  • پس از تکمیل تمامی اطلاعات:

    • روی دکمه “ثبت“ در پایین پنجره کلیک کنید.

    در این مرحله، پرسنل با موفقیت در نرم‌افزار حضور و غیاب تعریف شده و به لیست اشخاص اضافه می‌شود.

8-1 نوع حساب

  • در نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین، در صورتی که سطح نرم‌افزار شما سطح سه به بالا باشد، امکان تعریف انواع مزایا و کسورات برای صدور فیش حقوق فراهم است.

8-1-1 نحوه تعریف، ویرایش و حذف انواع مزایا

از سربرگ تعاریف، روی آیکون نوع حساب کلیک نمایید.

در این بخش، می‌توانید انواع مزایا مانند:

        • حق مسکن
        • حق اولاد
        • حق سنوات
        • حق ماموریت
        • پاداش و …

برای تعریف یک مزایا:

      • از نوار سمت چپ روی دکمه مزایا دوبار کلیک کنید.

سپس روی دکمه اضافه کلیک کنید.

      • در پنجره بازشده، نام حساب (مثلاً ایاب و ذهاب یا پاداش) و مبلغ را وارد نمایید.
      • اگر مزایای تعریف‌شده شامل بیمه و مالیات می‌شوند، تیک مربوطه را از پایین پنجره فعال کنید.

در نهایت روی دکمه ثبت کلیک کنید.

برای ویرایش یا حذف هر حساب، کافی است روی حساب موردنظر کلیک کرده و از نوار سمت چپ دکمه‌های ویرایش / حذف را انتخاب نمایید.

8-1-2 نحوه تعریف، ویرایش و حذف انواع کسورات

از سربرگ تعاریف، روی آیکون نوع حساب کلیک نمایید.

در این بخش، می‌توانید انواع کسورات مانند:

    • بیمه
    • مالیات
    • مساعده
    • وام
    • و …

را تعریف کنید.

برای تعریف کسورات:

    • از نوار سمت چپ روی دکمه کسورات دوبار کلیک کنید.

سپس روی دکمه اضافه کلیک کنید.

    • در پنجره بازشده، نام حساب (مثلاً مساعده یا وام) و مبلغ را وارد کنید.
    • اگر کسورات مربوطه شامل بیمه و مالیات هستند، تیک مربوطه را فعال نمایید.

در نهایت روی دکمه ثبت کلیک کنید.

برای ویرایش یا حذف هر حساب کسورات، کافی است روی حساب موردنظر کلیک کرده و از نوار سمت چپ دکمه‌های ویرایش / حذف را انتخاب نمایید.

9-1 قرارداد

در این آموزش با مفهوم «قرارداد» در نرم‌افزار حضور و غیاب، نحوه تعریف قرارداد پرسنل، تکمیل اطلاعات عمومی، حقوقی و استخدامی، ثبت مزایا و کسورات، همچنین روش‌های مشاهده، ویرایش، تمدید و کپی قراردادها آشنا می‌شوید. این بخش یکی از مهم‌ترین تنظیمات اولیه نرم‌افزار محسوب می‌شود.

چنانچه سطح نرم‌افزار حضور و غیاب شما از سطح دوم به بعد باشد، تعریف قرارداد جزو تنظیمات اولیه و اساسی برای استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب محسوب می‌شود.

9-1-1 تعریف قرارداد پرسنل

تعریف قرارداد پرسنل شامل تخصیص شیفت کاری هر یک از کارکنان، ثبت تاریخ شروع و پایان قرارداد، تعیین اطلاعات مربوط به فیش حقوقی و ثبت اطلاعات استخدامی هر فرد است.

نحوه تعریف قرارداد یک شخص

1.از سربرگ «تعاریف»، روی آیکون «قرارداد» کلیک کنید.

در پنجره بازشده می‌توانید با تعیین تاریخ موردنظر فیلتر انجام دهید و همچنین از کادر اشخاص، شخص یا گروه خاصی از پرسنل را انتخاب نمایید.)

2.برای تعریف قرارداد یک شخص، روی دکمه «همه تاریخ‌ها» کلیک کرده و از کادر پایین، تیک مربوط به شخص موردنظر را فعال کنید، سپس دکمه «تهیه گزارش» را بزنید.

در پنجره جدید، لیست تمامی قراردادهایی که از قبل ایجاد شده‌اند نمایش داده می‌شود.
(با استفاده از دکمه‌های نوار سمت چپ، امکان ویرایش یا حذف قراردادهای موجود وجود دارد.)

برای ایجاد قرارداد جدید، از دکمه‌های سمت چپ روی دکمه «اضافه» کلیک کنید.

ساختار فرم قرارداد جدید

پنجره «قرارداد جدید» شامل سربرگ‌های زیر است:

  • اطلاعات عمومی
  • اطلاعات حقوقی
  • اطلاعات استخدامی
  • مزایا و کسورات

در ادامه، هر یک از این سربرگ‌ها به‌صورت کامل توضیح داده می‌شود.

سربرگ اطلاعات عمومی

سربرگ اطلاعات عمومی شامل ۸ بخش اصلی است که در تصویر با شماره‌گذاری مشخص شده‌اند.

شماره 1 – شماره قرارداد
با ایجاد هر قرارداد جدید، نرم‌افزار به‌صورت خودکار یک شماره قرارداد اختصاص می‌دهد. این شماره قابل تغییر نیست.

شماره 2 – تاریخ ثبت قرارداد
تاریخ ایجاد قرارداد در سیستم را نمایش می‌دهد.

شماره 3 – تاریخ شروع قرارداد
تاریخ شروع به کار کارمند است و باید به‌درستی ثبت شود؛ زیرا محاسبه مانده مرخصی و سنوات از این تاریخ انجام می‌شود.
(اگر فیش حقوقی را با نرم‌افزار حضور و غیاب فرانوین محاسبه نمی‌کنید، می‌توانید برای سهولت، تاریخ شروع سال را وارد نمایید.)

شماره 4 – تاریخ پایان قرارداد
تاریخ پایان همکاری کارمند است و باید دقیق ثبت شود؛ زیرا محاسبات مربوط به مرخصی و سنوات به آن وابسته است.
(در صورت عدم محاسبه فیش حقوقی در نرم‌افزار، می‌توانید تاریخ پایان سال را وارد کنید.)

شماره 5 – کد شخص
شماره پرسنلی فرد در این بخش ثبت می‌شود. با کلیک روی آیکون سه‌نقطه، لیست اشخاص تعریف‌شده در نرم‌افزار حسابداری نمایش داده می‌شود و می‌توانید فرد موردنظر را انتخاب کنید.

شماره 6 – وضعیت قرارداد
این بخش معمولاً برای قراردادهای فعال کاربردی ندارد و مربوط به زمانی است که قرارداد قبلی به پایان رسیده باشد.
وضعیت قرارداد سه حالت دارد:

  • وضعیت جاری: قرارداد فعال و معتبر است.
  • وضعیت مختومه: تاریخ اعتبار قرارداد به پایان رسیده است.
  • وضعیت مختومه و تمدید: قرارداد قبلی پایان یافته و تمدید شده است.
    ⚠️ به‌دلیل احتمال بروز خطای انسانی، توصیه می‌شود از گزینه «مختومه و تمدید» استفاده نکنید و فقط از وضعیت «جاری» و «مختومه» بهره ببرید.

شماره 7 – نام شرکت
در این بخش نام شرکت از میان شرکت‌های تعریف‌شده انتخاب می‌شود.

شماره 8 – شیفت
بر اساس شیفت‌های تعریف‌شده در سیستم، شیفت کاری فرد را انتخاب نمایید.

نکته:
اگر حقوق شخص به‌صورت ساعتی پرداخت می‌شود و جمع کل ساعات حضور اهمیت دارد، بهتر است نوع شیفت را «بدون قرارداد» انتخاب کنید.

سربرگ اطلاعات حقوقی

این سربرگ شامل چندین بخش اصلی است که در تصویر مشخص شده‌اند.

شماره 1 – محاسبه حقوق بر اساس قانون کار
در صورت تمایل به محاسبه حقوق طبق قانون کار:

  • نوع پرداخت را «حقوق روزانه» انتخاب کنید.
  • میزان حقوق مطابق مبلغ ریالی قانون کار تعیین شود.
  • وضعیت تأهل و تعداد فرزندان مشخص گردد.
  • گزینه‌های حق مسکن، حق تأهل، حق اولاد و حق خواروبار فعال شوند.
    سپس روی جمله زردرنگ
    «در صورتیکه تمایل دارید پارامترهای حقوق بر اساس حداقل حقوق قانون کار تنظیم شود کلیک نمایید»
    کلیک کرده و در کادر بازشده، دکمه «بله» را انتخاب کنید.

در این حالت، تمامی آیتم‌های حقوقی بر اساس حداقل حقوق قانون کار محاسبه می‌شوند.

شماره 2 – نوع پرداخت
سه حالت دارد:

  • پرداخت ثابت
  • پرداخت ساعتی

پرداخت روزانه

شماره 3 – میزان حقوق
بسته به نوع پرداخت، مبلغ حقوق را وارد نمایید (ماهیانه، ساعتی یا روزانه).

شماره 4 – سابقه خدمت
در صورت داشتن بیش از یک سال سابقه، مقدار سابقه را به ماه وارد کنید. (در فیش حقوقی به‌عنوان حق سنوات نمایش داده می‌شود.)

شماره 5 – گروه سنواتی
در صورت ثبت سابقه خدمت، از این بخش فقط «گروه 1» را انتخاب کنید.

شماره 6 – وضعیت ازدواج
وضعیت متأهل یا مجرد بودن را مشخص کنید.

شماره 7 – تعداد فرزندان مشمول
تعداد فرزندان مشمول حق اولاد را وارد نمایید.

شماره 8 – مزایای قانونی
در صورت شمول، تیک حق مسکن، حق تأهل، حق خواروبار و حق اولاد را فعال کنید.
مقادیر اضافه‌کار، کسرکار، شب‌کاری، جمعه‌کاری، مرخصی، مأموریت و تعطیل‌کاری به‌صورت خودکار محاسبه می‌شوند، اما امکان ویرایش دستی آن‌ها نیز وجود دارد.

شماره 9 – مرخصی منتقل‌شده از قرارداد قبل
در صورت انتقال مرخصی از سال گذشته، مقدار آن را وارد کنید.

شماره 10 – ساعت کارکرد معادل یک روز کاری
این مقدار در محاسبه اضافه‌کار و کسرکار نقش مهمی دارد.

شماره 11 – نوع تسویه مرخصی
دو حالت دارد:

  • پایان هر ماه
  • پایان قرارداد

شماره 12 – حق مرخصی در بازه قرارداد
میزان مرخصی مجاز را مشخص کنید.

تنظیمات تکمیلی اطلاعات حقوقی

برای تنظیم جزئیات بیشتر حقوق و دستمزد، از مسیر:
سربرگ «امکانات» ← «تنظیمات نرم‌افزار»

سپس سربرگ «اطلاعات حقوقی» را انتخاب کنید.

در این بخش می‌توانید مواردی مانند ضرایب اضافه‌کاری، جمعه‌کاری، تعطیل‌کاری، تعداد فرزندان مشمول و حداقل دستمزد را تنظیم نمایید.
پس از اعمال تغییرات، حتماً دکمه «ثبت» را کلیک کنید.

سربرگ اطلاعات استخدامی

در این سربرگ، اطلاعات بانکی و وضعیت استخدامی فرد ثبت می‌شود.

برای انتخاب بانک، روی آیکون سه‌نقطه کلیک کنید و در صورت نبود نام بانک، از دکمه «اضافه» استفاده نمایید.

همچنین می‌توانید تنظیمات مربوط به بیمه و مالیات فرد را مشخص کنید.

سربرگ مزایا و کسورات

در این بخش، مزایا و کسورات جهت محاسبه فیش حقوقی تعریف می‌شوند.

افزودن مزایا

روی دکمه «افزودن مزایا» کلیک کرده و از لیست مزایا، موردنظر را انتخاب کنید.

با دابل‌کلیک روی مزایا، آن را به فیش حقوقی اضافه نمایید.

در صورت نیاز به ویرایش مبلغ، مزایا را انتخاب کرده و روی «ویرایش مبلغ» کلیک کنید.

مبلغ را وارد کرده و در صورت نیاز گزینه «محاسبه بر اساس روزهای کاری» را فعال نمایید، سپس ذخیره کنید

نتیجه ثبت مزایا:

افزودن کسورات

افزودن کسورات دقیقاً مشابه افزودن مزایا است، با این تفاوت که از دکمه «افزودن کسورات» استفاده می‌شود.

در پایان، برای ذخیره نهایی تنظیمات، حتماً دکمه «ثبت» را کلیک کنید.

9-1-2 مشاهده / ویرایش قرارداد پرسنل

در این بخش با نحوه مشاهده لیست قراردادهای ثبت‌شده در نرم‌افزار حضور و غیاب، استفاده از فیلترهای مختلف، ویرایش، حذف، چاپ قراردادها و همچنین روش‌های تمدید قرارداد (به‌صورت تکی و از روی قرارداد نمونه) آشنا می‌شوید.

برای مشاهده لیست قراردادهای ایجادشده در نرم‌افزار حضور و غیاب، از سربرگ «تعاریف» روی آیکون «قراردادها» کلیک نمایید.

در پنجره بازشده، دو نوع فیلتر در اختیار شما قرار دارد:

انواع فیلترها

1- فیلتر تاریخ
با استفاده از فیلتر تاریخ می‌توانید:

  • قراردادهای یک روز خاص
  • قراردادهای یک بازه زمانی مشخص
  • یا تمامی قراردادهای ثبت‌شده

را مشاهده نمایید.

2- فیلتر بر اساس گروه پرسنل
با استفاده از این فیلتر می‌توانید:

  • قرارداد یک شخص خاص
  • قرارداد یک گروه خاص از پرسنل
  • یا قرارداد تمامی پرسنل

را انتخاب و مشاهده کنید.
(گروه‌های پرسنلی قبلاً در بخش «پرسنل» معرفی شده‌اند؛ در صورت نیاز به راهنمایی، به راهنمای بخش پرسنل مراجعه نمایید.)

پس از تنظیم فیلترهای موردنظر، از انتهای همین پنجره روی دکمه «تهیه گزارش» کلیک کنید تا وارد پنجره قراردادها شوید.

آشنایی با دکمه‌های پنجره قراردادها

به‌منظور سهولت در ارائه توضیحات، در تصویر زیر کنار هر دکمه شماره درج شده است. در ادامه، کاربرد هر دکمه توضیح داده می‌شود.

شماره 1 – اضافه
با کلیک روی این دکمه، قرارداد جدید ایجاد می‌شود. مراحل ایجاد قرارداد در بخش قبل به‌طور کامل توضیح داده شده است.

شماره 2 – ویرایش
این دکمه برای ویرایش قرارداد استفاده می‌شود.
ابتدا از لیست قراردادها، قرارداد موردنظر را انتخاب کرده و سپس روی دکمه «ویرایش» کلیک نمایید. در این حالت فرم قرارداد باز شده و تمامی آیتم‌هایی که هنگام ایجاد قرارداد وجود داشته‌اند، قابل ویرایش خواهند بود.

شماره 3 – حذف
برای حذف یک قرارداد، ابتدا قرارداد موردنظر را انتخاب کرده و سپس روی دکمه «حذف» کلیک نمایید.

شماره 4 – چاپ لیست قراردادها
با استفاده از این دکمه، لیست تمامی قراردادهای موجود به‌صورت خلاصه چاپ می‌شود.
پس از کلیک روی دکمه «چاپ لیست قراردادها»، یک کادر باز می‌شود که در آن می‌توانید سایز کاغذ را انتخاب نمایید.

سپس روی دکمه «پیش‌نمایش چاپ» کلیک کنید.
همان‌طور که مشاهده می‌شود، لیست قراردادها به‌صورت خلاصه و آماده چاپ نمایش داده می‌شود.

شماره 5 – چاپ قرارداد
این دکمه برای چاپ قرارداد یک فرد خاص استفاده می‌شود و در این حالت جزئیات کامل‌تری از قرارداد نمایش داده می‌شود.
ابتدا قرارداد موردنظر را انتخاب کرده و سپس روی دکمه «چاپ قرارداد» کلیک نمایید.

در پنجره بازشده، سایز کاغذ را انتخاب کرده و روی دکمه «پیش‌نمایش چاپ» کلیک کنید.

در این مرحله، قرارداد شخص موردنظر به‌همراه جزئیات کامل جهت چاپ نمایش داده می‌شود.

)تمامی آیتم‌های نمایش‌داده‌شده در این بخش، در قسمت‌های پرسنل، شرکت و ایجاد قرارداد توضیح داده شده‌اند).

تمدید قرارداد

شماره 6 – تمدید قرارداد
این دکمه برای تمدید قرارداد یک شخص استفاده می‌شود.
ابتدا قرارداد فرد موردنظر را انتخاب کرده و سپس روی دکمه «تمدید قرارداد» کلیک نمایید. در این حالت پنجره زیر نمایش داده می‌شود.

شرح آیتم‌های پنجره تمدید قرارداد

شماره 1
شماره قرارداد است که به‌صورت خودکار توسط نرم‌افزار تعیین می‌شود و توصیه می‌شود این مقدار بدون تغییر باقی بماند.

شماره 2
تاریخ تمدید قرارداد را مشخص می‌کند. به‌صورت پیش‌فرض، تاریخ روز جاری ثبت می‌شود؛ در صورت نیاز می‌توانید آن را تغییر دهید.

شماره 3
تاریخ شروع قرارداد جدید را نمایش می‌دهد و لازم است مقدار صحیح برای آن ثبت شود.

شماره 4
تاریخ پایان قرارداد جدید را مشخص می‌کند و باید به‌درستی وارد شود.

شماره 5
با فعال‌سازی گزینه «اعمال حقوق روزانه بر مبنای قانون کار»، حقوق فرد بر اساس قانون کار محاسبه خواهد شد.

شماره 6
با فعال‌سازی گزینه «مزایا و کسورات بر اساس قیمت‌های جدید به‌روزرسانی شود»، قرارداد جدید با مزایا و کسورات به‌روز محاسبه می‌شود.
توجه داشته باشید که پیش از این مرحله، لازم است مزایا و کسورات مطابق تعرفه سال جدید در نرم‌افزار به‌روزرسانی شده باشند.
(لینک صفحه نحوه تعیین مزایا و کسورات)

شماره 7
پس از انجام تنظیمات موردنظر، برای ذخیره قرارداد روی دکمه «ثبت» کلیک نمایید.
در نهایت، قرارداد تمدید شده و به لیست قراردادهای قبلی اضافه می‌شود.

مرحله دوم: حضور و غیاب

مرحله سوم: حقوق و دستمزد

مرحله چهارم: گزارشات

مرحله پنجم : امکانات